Współczesna technologia pomaga w uporządkowaniu dokumentacji w firmie czy też w bezpieczny sposób gromadzić, odtwarzać oraz zapisywać dokumenty
Sprzęty biurowe w przedsiębiorstwie muszą zagwarantować wydajny przebieg dokumentów. Skanowane dowody osobiste są bezpiecznie składowane w bazie elektronicznych dokumentów jako kopie. Częstokroć stosuje się skan w wielu instytucjach czy przedsiębiorstwach skanując na przykład dokumenty klientów. Również mamy możliwość skanować ważne pisma we własnym mieszkaniu. Mając je na osobistym laptopie, mamy pewność, że nawet jak się nam pisma gdzieś zgubią, to możemy je szybko odszukać oraz po raz kolejny wydrukować.