Współczesna technologia pomaga w uporządkowaniu dokumentacji w firmie czy też w bezpieczny sposób gromadzić, odtwarzać oraz zapisywać dokumenty

Sprzęty biurowe w przedsiębiorstwie muszą zagwarantować sprawny przebieg dokumentów. Skanowane pisma są bezpiecznie magazynowane w bazie elektronicznych pism jako duplikaty. Nagminnie stosuje się skan w wielu urzędach czy też firmach skanując między innymi dowody osobiste klientów. Także możemy skanować istotne pisma we własnym mieszkaniu. Posiadając je na prywatnym komputerze, mamy pewność, że nawet jak się nam pisma gdzieś zgubią, to możemy je ekspresowo odszukać oraz na nowo wydrukować.

biurokracja

Autor: Christian Schnettelker
Źródło: http://www.flickr.com

Kofax to łatwy program w zastosowaniu do wsadowego skanowania każdych dokumentów. Ma dużo korzystnych oraz potrzebnych modułów. Szczególnie moduł skanowania wykorzystuje czytnik do wartości maksymalnej jego funkcji, co zwiększa sprawność przy skanowaniu akt. Ma także funkcje, która automatycznie umożliwia ogromną klasę skanowanych pism za sprawą technologii VRS. Dla zainteresowanych więcej tu: nadrzędnych walorów tego programu możemy zaliczyć przystosowanie czytelności, filtrowanie tła, wykrywanie rozmiaru papieru i zabarwienia. To urządzenie rozpoznaje oraz usuwa niezapisane strony. Jeżeli skanowane pisma mają kody kreskowe, można ich używać do separacji dokumentów. Dzięki temu porcję z podajnika są podzielone na tyle akt, ile jest oddzielaczy. Kofax stosuję kody kreskowe do zaawansowanego segregowania, dzięki czemu można tworzyć tytuły plików za pomocą technologii OCR. Oddzielenie akt można dzielić za pomocą białej kartki czy dodatkowej kartki separującej.

teczka z dokumentami

Z kolei wykorzystanie Zonal OCR, zaznacza obszary, które będą przetwarzane oraz eksportowane do odpowiednich pól ewidencji. Zastosowanie tych funkcji dopomaga obniżyć czas oddzielania, zapisywania czy redukuje liczbę błędów. Mając takie narzędzie do wytwarzania, kopiowania i przechowywanie akt, praca będzie uregulowana oraz przebiegać prędzej.